Co napisać w mailu z CV? Jak odpowiedzieć na ofertę pracy?

Masz już przygotowane CV i list motywacyjny i chcesz je wysłać e-mailem do przyszłego pracodawcy albo do firmy rekrutującej pracowników. Wiele osób ma często problem ze znalezieniem właściwej formuły, odpowiedniego tekstu i sposobu na to, żeby odpowiednio napisać treść takiego maila. W tym artykule podam przykłady właściwych e-maili i najczęściej popełniane błędy. Opiszę również stereotypowe myślenie kandydatów do pracy o tym, czego może od nich oczekiwać pracodawca.

Wyobraź sobie sytuację rekrutera lub pracodawcy, który otrzymuje nawet kilkaset maili z załączonymi CV i listami motywacyjnymi. Odbiera je przez kilka czy kilkanaście dni i drukuje wszystkie zgłoszenia (albo tylko umieszcza je w docelowym folderze) – przeważnie drukuje tylko same załączniki, czyli CV i listy motywacyjne.

Czy e-mail z CV musi się wyróżniać?

Czy na pewno musisz się wyróżnić już na etapie tego pierwszego kontaktu, czyli maila? Jeżeli przyjmiemy za pewnik, że pracodawca zawsze wydrukuje lub umieści w folderze wszystkie załączniki z CV i listami motywacyjnymi, to wyróżnianie się można uznać za zbędne. W przypadku niektórych branż (np. agencje kreatywne i reklamowe) możesz się wysilić na oryginalność – jednak rób to tylko wtedy, kiedy rzeczywiście masz jakiś ciekawy pomysł i potrafisz go poprawnie i stosownie do sytuacji sformułować.

Tytuł e-maila z CV, przykłady

Gdyby jednak założyć, że pracodawca otwiera tylko wybrane e-maile, to wtedy warto w tytule e-maila zaznaczyć swoją odrębność. Uwaga! Zawsze uważnie przeczytaj, co w ofercie pracy pracodawca zasugerował odnośnie opisania dołączanych plików i tytułu e-maila, ponieważ może się zdarzyć, że chcąc się wyróżnić, popełnisz błąd, nie wpisując wymaganych w ofercie oznaczeń. Podam kilka sposobów na wyróżnienie tytułu e-maila:

• Napisanie na początku swojego imienia i nazwiska: Jolanta Kruk, nr ref.: 3455.04, stanowisko: specjalista ds. marketingu.
• Wpisanie na końcu swojego imienia i nazwiska: nr ref.: 3455.04, stanowisko: specjalista ds. marketingu, Jolanta Kruk.
• Jeżeli w ofercie nie ma numeru referencyjnego, możesz wpisać tylko nazwę stanowiska, którego dotyczy oferta:
• Stanowisko: specjalista ds. marketingu, Jolanta Kruk.
• Zgłoszenie na stanowisko specjalisty ds. marketingu, Jolanta Kruk.
• Jeżeli w Twojej specjalności jest naprawdę duża konkurencja i na każdą ofertę jest ogromna liczba zgłoszeń, to możesz na końcu tytułu e-maila dopisać jeden swój najbardziej istotny atut (taki atut, który jest najbardziej wyeksponowany przez pracodawcę w ofercie pracy).
• Zgłoszenie na stanowisko specjalisty ds. marketingu. Jolanta Kruk, 10 lat doświadczenia, biegły angielski.
• Stanowisko: specjalista ds. marketingu. Jolanta Kruk, MBA.

Atuty wpisane na końcu tytułu e-maila mogą też dotyczyć unikalnych uprawnień zawodowych (ale tylko tych, wymaganych w ofercie) albo szczególnych specjalizacji. Jak zawsze pamiętaj, żeby nie kopiować wszystkich porad i tekstów z Internetu (również moich)! Te porady służą tylko inspiracji, są wskazówką, na podstawie której musisz sama napisać odpowiedni tekst w e-mailu.

Jakie oczekiwania ma pracodawca?

W przypadku większości ogłoszeń, pracodawcy i rekruterzy poszukują osób po pierwsze z konkretnymi umiejętnościami, a po drugie z odpowiednimi cechami osobowościowymi. Te cechy mogą być różne zależnie od stanowiska i branży, ale przynajmniej dwie cechy są wspólne dla wszystkich: umiejętność dostosowania się do warunków pracy oraz pewnego rodzaju spolegliwość, czyli potencjalna zdolność/umiejętność do wykonywania poleceń przełożonych.

Właśnie ze względu na te oczekiwania treść e-maila przewodniego, do którego dołączamy wymagane dokumenty, powinna mieć raczej charakter zachowawczy, neutralny, formalny i oczywiście uprzejmy.

Co wpisać na początku e-maila?

Początek maila: „Szanowni Państwo”, „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”. „Szanowni Państwo” jest to najbardziej popularny zwrot grzecznościowy w korespondencji oficjalnej i służbowej, dlatego zalecałabym stosowanie wyłącznie tej formy. „Dzień Dobry” nie jest najgorsze, ale tu lepiej tego nie stosować, a zwrot „Witam” jest bardzo ryzykowny, ponieważ wielu ludzi traktuje go jako poważny błąd.

„Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie” piszemy wtedy, kiedy wiemy na pewno, kto jest odbiorcą e-maila. Najczęściej dowiadujemy się o tym z oferty lub z nazwy adresu, na który wysyłamy swoją aplikację. Jeżeli adres jest ogólny (np. kontakt@…, office@…, rekrutacja@…, biuro@…, kadry@… Itp.), wtedy piszemy na początku „Szanowni Państwo”.

Po zwrocie „Szanowni Państwo” stawiamy przecinek i dlatego następujące po nim zdanie zaczynamy małą literą. Czasem, zamiast przecinka stosowany może być wykrzyknik (i wtedy kolejne zdanie może być wielką literą), ale wydaje mi się, że wykrzyknik robi wrażenie zbyt inwazyjne.

• „Przesyłam Państwu moją aplikację na stanowisko specjalisty ds. rozliczeń.”
• „W odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone na portalu Pracuj.pl dotyczące rekrutacji na stanowisko kierownika marketingu, w załączniku przesyłam Państwu moje CV i list motywacyjny.”
• „Zainteresowała mnie Państwa oferta pracy zamieszczona w portalu xyz. W załączniku przesyłam moje CV i list motywacyjny”.
• „W związku z Państwa ogłoszeniem opublikowanym na profilu XYX na Facebooku, przesyłam w załączniku swoje CV i list motywacyjny.”

Zakończenie maila: „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”, w ostateczności może być „Pozdrawiam”, ale ten ostatni zwrot może być zastosowany w przypadku, kiedy mamy pewność, że aplikujemy do firmy, w której są mniej formalne relacje z pracownikami. Na końcu e-maila podpisujemy się pełnym imieniem i nazwiskiem, możemy też podać numer telefonu i adres e-mail.

Jak nazwać pliki z załącznikami z CV i z listem motywacyjnym?

CV i list motywacyjny wysyłam najczęściej w formacie PDF (chyba że w ofercie pracy jest wyraźnie zaznaczony inny format pliku). Nazwanie wysyłanych plików jest dość istotne, ponieważ obecnie coraz rzadziej drukuje się przysyłane aplikacje i jeśli pliki nazwiesz np. tylko CV, LM, list albo nadasz im jakieś inne enigmatyczne nazwy, to po zapisaniu tych plików w folderze zbiorczym, pracodawca będzie miał problem, żeby odszukać interesujące go aplikacje. Zatem najlepiej w nazwie pliku podać swoje imię i nazwisko, ewentualnie można dodać nazwę stanowiska, na które aplikujemy. Przykład: CV_Jola_Kruk.pdf, LM-Jola-Kruk.pdf

Najczęściej popełniane błędy w wysyłaniu e-maili z CV

• Zabawne lub dziwne nazwy adresów e-mail osób ubiegających się o pracę (buziaczek.slodki@ …pl, dziunia@ ….pl, malomalo@ …pl itd.). Jeżeli masz dziwny adres e-mail, to do celów „poważnych”, takich jak korespondencja z urzędami i pracodawcami, załóż sobie oddzielny adres, którego nazwa robi dobre wrażenie. Może to być np. Twoje imię i nazwisko (na końcu możesz wstawić jakiś numerek, jeśli taka nazwa jest już zajęta, np. jolanta.kruk234@ …pl, mogą to być częściowo inicjały, np. jolanta.krk@ …pl, jolanta.k56@ …pl).
• Używanie zdrobnień w imionach. Lepiej nie pisz Kasia, Jola, Madzia czy Gosia, ponieważ lepsze wrażenie robią pełne imiona w zwyczajnej formie.
• Brak treści w wysyłanym e-mailu. Niesamowite, jak często zdarza się wysyłanie samych załączników, a to jest przecież poważny błąd.
• Zapominanie o wysłaniu załączników. Tak, mnie też to się kiedyś zdarzyło…
• Niestosowanie się do wymagań formalnych podanych w ofercie pracy. Niektóre oferty mają opisaną dokładną instrukcję dotyczącą sposobu wysyłanej aplikacji – koniecznie przeczytaj ją dokładnie i zastosuj wszystkie zalecenia.
• Wysyłanie aplikacji po terminie. Jeżeli masz taką sytuację, że zagapiłaś się i termin wysyłania ofert już minął, to najpierw zadzwoń do pracodawcy i zapytaj, czy masz jeszcze szansę wysłać aplikację, apotem w treści e-maila koniecznie przeproś za opóźnienie. Na pewno nie można wysyłać aplikacji po terminie do urzędów i instytucji publicznych – nawet nie ma sensu do nich dzwonić i pytać, czy można to zrobić.

Czy w treści e-maila możemy wpisać swoje oczekiwania?

Czytałam w różnych poradnikach, że w treści e-maila można czasem wpisać krótki opis swoich kwalifikacji oraz zachętę w postaci słów „liczę na owocną współpracę”, „jestem przekonana, że moja oferta będzie dla Państwa interesująca” itp. Pewnie można tak zrobić i jeżeli czujesz, że takie słowa poprawią Twoje szanse na zdobycie pracy, to napisz 2-3 krótkie zdania o sobie. Myślę jednak, że pracodawca i tak będzie musiał otworzyć Twoje CV i przeczytać list motywacyjny, dlatego sama nigdy nie rozbudowywałam treści takich e-maili. Zaznaczę tutaj, że wielokrotnie w swoim życiu poszukiwałam pracy, wiele razy z pozytywnym skutkiem, a większość wysłanych przeze mnie aplikacji kończyła się zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną.

Polecane artykuły

1. Podsumowanie zawodowe w CV – profil zawodowy. Jak napisać podsumowanie zawodowe?
2. Co wpisać do CV jako mój cel zawodowy?
3. Pozytywne cechy pracownika. List motywacyjny, CV, rozmowa kwalifikacyjna
4. Jak znaleźć pracę przez Internet? Profil na GoldenLine, CV i profesjonalny biogram
5. Doświadczenie zawodowe: co to jest? Definicja

Podobne artykuły

Jak prezentować swoją pracę? Jak się reklamować i zdobyć uznanie szefa? Kobieta sukcesu, książka Jak zostać stewardesą? Jak wygląda praca stewardesy? Olga Kuczyńska i jej książka, recenzja Przyczyny mobbingu w pracy. Dlaczego szef gnębi pracowników?